ファイル出力
ファイル出力の方法
カルクペーパーでは、ドキュメントの解析結果をファイルとして出力する主要な方法として、エクスポートと書類作成の2つを用意しています。
どちらも解析結果をファイルに出力する機能ですが、目的や得意なこと、出力できるファイル形式が異なります。用途に合わせて使い分けることで、より効率的にファイル出力ができます。
この記事では、それぞれの特徴と違いを比較し、どちらの方法を選べばよいかを説明します。
エクスポート
解析結果をExcel／CSV形式の表として、手軽に出力します。
書類作成
書類作成用テンプレートに解析結果を流し込み、決まったフォーマットの書類を作成します。
エクスポートlink
エクスポートは、解析結果をExcelまたはCSV形式の表として、手軽に出力する方法です。
出力する解析項目やファイル形式などをドキュメントタイプごとに「エクスポートパターン」として事前設定しておき、あとは対象のドキュメントを選ぶだけで、列構成のそろった表形式のファイルを出力できます。書類作成のように専用のテンプレートを用意する必要はなく、設定はすべてサービス内で管理できます。
特徴
- 出力形式はExcel／CSVです。
- 解析結果をシンプルな表形式でまとめて出力できます。
- 出力する項目・列の順序・列の展開方法などを、ドキュメントタイプごとのエクスポートパターンとして事前設定できます。
- テンプレートの準備は不要です。
- 1度に最大300件のドキュメントを出力できます。
向いているケース
- 解析結果を、そのまま表計算ソフトで扱えるExcel／CSVの一覧表にまとめたい。
- 多くのドキュメントの解析結果を、手早く・まとめて出力したい。
- 出力ファイルの細かなレイアウトは問わず、データとして扱えれば十分。
詳しくはエクスポートとは、エクスポート設定、エクスポート出力をご確認ください。
エクスポートでは、出力ファイルの細かなレイアウトのカスタマイズはできません。決まったフォーマット（自社帳票など）のとおりに出力したい場合は、後述の書類作成をご利用ください。
書類作成link
書類作成は、あらかじめ用意した書類作成用テンプレートに解析結果を流し込み、決まったフォーマットの書類を作成する方法です。
テンプレートにはテンプレート変数（プレースホルダー）を設置しておき、書類作成時にその変数を解析結果に置き換えることで、レイアウトを保ったまま内容の異なる書類を作成できます。請求書・発注書・議事録など、定型書類の自動作成に適しています。
特徴
- 出力形式はWord／Excel／PowerPoint／テキスト／CSV／JSON／YAMLに対応し、PDFとしても出力できます。
- 自社指定のフォーマットのまま、解析結果を反映した書類を作成できます。
- 複数のドキュメントタイプの解析結果を、1つの書類にまとめて利用できます。
- 事前に書類作成用テンプレートの登録が必要です。
- 複数ドキュメントをまとめて出力したり、別々に出力したりできます。
- 1度に最大100件のドキュメントを出力できます。
向いているケース
- 自社フォーマットや取引先指定の帳票のとおりに、体裁を整えて出力したい。
- Word／PowerPoint／PDFなどで書類を出力したい。
- 複数のドキュメントタイプの解析結果を、1つの書類にまとめたい。
詳しくは書類作成とは、書類作成用テンプレートの作成、ドキュメント個別の書類作成、プロジェクトを使った書類作成をご確認ください。
書類作成には、事前に書類作成用テンプレートを用意する必要があります。テンプレートを用意せずに手軽に表形式で出力したい場合は、エクスポートが適しています。
エクスポートと書類作成の比較link
2つの方法の主な違いは、次のとおりです。
| 観点 | エクスポート | 書類作成 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 解析結果を表形式のデータにまとめる | 決まったフォーマットの書類を作成する |
| 出力形式 | Excel／CSV | Word／Excel／PowerPoint／テキスト／PDF ほか |
| テンプレート | 不要（サービス内の設定のみ） | 必要（書類作成用テンプレートを登録） |
| レイアウトの自由度 | 低い（シンプルな表） | 高い（自社フォーマットのまま出力） |
| 複数ドキュメントタイプの利用 | 不可（ドキュメントタイプごとに出力） | 可能（1つの書類に複数タイプを利用） |
| 1度の出力上限 | 最大300件 | 最大100件 |
| 事前設定の単位 | ドキュメントタイプごとのエクスポートパターン | 書類作成用テンプレートごと |
| 手軽さ | ◎（設定だけで出力できる） | ○（テンプレートの準備が必要） |
どちらを選べばよいかlink
迷った場合は、出力したいファイルの形（何のために使うか）を基準に選びます。
Excel／CSVの表として、データを手早くまとめたい
エクスポート
とにかく多くのドキュメントを、まとめて表に出力したい
エクスポート
決まったフォーマット（自社帳票・Word・PowerPoint・PDFなど）で書類を作りたい
書類作成
複数のドキュメントタイプの解析結果を1つの書類にまとめたい
書類作成
Tips：迷ったときの目安
シンプルなExcel／CSVのデータ出力であれば、テンプレートの準備がいらないエクスポートが手軽です。一方で、自社フォーマットの帳票やWord・PowerPoint・PDFでの出力、複数ドキュメントタイプをまたいだ書類が必要な場合は書類作成を選びましょう。両方を用途に応じて併用することもできます。