ファイル出力 / 書類作成
書類作成用テンプレートの注意点
書類作成用テンプレートの作成および書類作成にあたってはいくつか注意すべき事項があります。特にExcel形式のテンプレートを使用する場合は、後述の注意点を考慮して書類作成用テンプレートを活用してください。
Excel形式のテンプレートlink
様々なフォーマットに対応している書類作成用テンプレートの中でも、Excel形式のテンプレートは特に使い勝手が良く、使用頻度の高いファイル形式です。ただし、その自由度の高さもあって活用にあたっては、その仕様を十分に理解する必要があります。
Excel形式のテンプレートでできることlink
関数や計算式の利用が可能
テンプレート内で定義された関数や計算式等はそのまま利用可能です。
テンプレート
| A | B | C |
|---|---|---|
| 数量 | 単価 | 合計金額 |
{{注文書.数量}} | {{注文書.金額}} | =A2*B2 |
書類作成結果
| A | B | C |
|---|---|---|
| 数量 | 単価 | 合計金額 |
| 10 | 100 | 1000 |
セルの書式設定の利用が可能
テンプレート内の書式設定はそのまま書類作成されたファイルに引き継がれます。
テンプレート
| A | B |
|---|---|
| 日付 | 会社名 |
{{注文書.日付}} | {{注文書.会社名}} |
＊{{注文書.日付}}はセルの書式設定で「日付」を選択している
書類作成結果
| A | B |
|---|---|
| 日付 | 会社名 |
| 2025/1/1 | サンプル株式会社 |
＊2025/1/1はセルの書式設定で「日付」を選択しているため、日付として登録される
Tips：表示形式はプロンプトとExcelのどちらで設定するのか
例えば、日付に対して「YYYY/M/D形式で抽出してください」という指示はプロンプトでも書くことができますし、Excelのセルの表示形式で「日付：YYYY/M/D」を選択することもできます。これらの書式はプロンプトとExcelのどちらで設定したほうがいいのかというと、どちらも設定するのが推奨の手順となります。
プロンプトで指示した形式はあくまで抽出時点の形式指定であり、書類作成実行時の形式を保証するものではありません。Excelで正しく形式を保持したいのであれば、Excelの書式設定で形式を登録するのが最も推奨されます。
なお、Excelはセルの標準の表示形式が全て「標準」となっており、入力された値に対して動的に形式選択がされますが、数値を入力したつもりが文字列として登録されてしまうという現象がよく発生します。故に、Excel側でもしっかりと書式設定を登録しておくようにしましょう。
マクロの利用が可能
テンプレートで定義されたマクロの利用も可能です。ただし、マクロの利用については正常な動作の保証まではしておらず、正しく動作しない場合もございます。
CSV展開利用時の注意link
Excel形式のテンプレートでは、CSV形式の値を自動的にセルに展開するCSV展開機能を利用できますが、その使用にあたっては下記の注意点を留意してください。
CSV展開したい解析結果（{{請求書.明細}}）
| 数量 | 単価 | 金額 |
|---|---|---|
| 10 | 100 | 1000 |
| 20 | 30 | 600 |
常に隣接する行または列に自動展開
CSV展開はテンプレートの作りに関わらず常に隣接する行または列にCSV形式の値が自動展開されます。
テンプレート
| A | C | D |
|---|---|---|
{{請求書.明細}} | ||
＊B列はExcel上では非表示であり、A列：数量、C列：単価、D列：金額が出力される想定でテンプレートを作成
書類作成結果
| A | B | C | D |
|---|---|---|---|
| 10 | 100 | 1000 | |
| 20 | 30 | 600 |
本来の期待とは異なり、B列に単価、C列に金額が出力されてしまいますが、書類作成の仕様として考慮してテンプレートを作成する必要があります。
展開されるセルは強制的に上書き
CSV展開されたセルにあらかじめ値や計算式等が登録されていた場合は強制的に上書きされます。
テンプレート
| A | B | C |
|---|---|---|
{{請求書.明細}} | ||
| テキスト | =A3 | テキスト |
書類作成結果
| A | B | C |
|---|---|---|
| 10 | 100 | 1000 |
| 20 | 30 | 600 |
書類作成結果ではテンプレートであらかじめ登録していたテキストや計算式が解析結果で上書きされてしまいます。CSV展開では、あらかじめどのセルまで解析結果が展開されるのか想定してテンプレートを作成することが非常に重要です。
セル結合は無視
CSV展開において、セル結合は無視されます。これは前述した展開されるセルは強制的に上書きと同様の挙動です。
テンプレート
| A | B・C（セル結合） | D | |
|---|---|---|---|
{{請求書.明細}} | |||
＊B列はExcel上では非表示であり、A列：数量、C列：単価、D列：金額が出力される想定でテンプレートを作成
書類作成結果
| A | B・C（結合のまま） | D |
|---|---|---|
| 10 | 100 | |
| 20 | 600 |
書類作成結果から「金額」の解析結果（1000・600）が消えてしまいましたが、これはB列とC列がセル結合されていたことで、単価と金額の両方が同じ結合セルに書き込まれようとし、後から書き込まれた値が残ってしまったことに起因します。CSV展開を想定するセルではセル結合は使用せず、1つ1つのセルに値を展開することを意識してください。
Tips：書類作成をしたら「エラーが発生しました。ファイルを修復しますか？」というアラートが表示される
書類作成用テンプレートを使った書類作成を実行した際に、まれに「エラーが発生しました。ファイルを修復しますか？」というアラートが表示される場合はあります。このアラートは書類作成用テンプレートを開いた場合は発生せず、書類作成を実行した際に生成されたファイルに出現することが多いのですが、発生には以下のような原因が挙げられます。
- テンプレート変数への置換後に関数や計算式が不正な計算結果になった
- 書類作成用テンプレート内に不正な外部リンク等が設定されていた
- Excel内に挿入された画像や図表に不正が見つかった
いずれもExcel側の潜在していた不具合が書類作成時に出現するのが特徴です。対処法についてもその原因によって異なるため、詳しくはサービスプロバイダーまでお問い合わせください。