ワークスペース / オーナー管理
ユーザー管理
ユーザー管理はオーナー権限でのみ操作ができます
ユーザー管理では、ワークスペースにアクセスできるユーザーの追加や削除ができます。
ユーザー管理link
ユーザー管理画面は、ヘッダーのメニュー/設定/セキュリティのユーザー管理から開くことができます。
- 1ユーザー新規登録ユーザーの新規登録ができます。ただし、プランによって登録できるユーザー数には上限があり、残り登録できるユーザー数はユーザー管理画面に表示されています。
- 2権限管理
- 32段階認証ワークスペースの２段階認証設定が有効になっている場合は、２段階認証の方法や設定状況が確認できます。
- 4クレジット残量通知ワークスペースに付与されたクレジットが少なくなったタイミングで、メール通知をします。
- 5アクションユーザーのパスワード変更や、編集、削除ができます。
ユーザーの新規登録link
ユーザー新規登録ボタンをクリックすると、新しいユーザーが追加できます。
ユーザー名、メールアドレス、権限、パスワードを入力し、新規作成ボタンをクリックすると、新たなユーザーが作成されます。
登録できるユーザー上限数については契約しているプランによって異なり、それぞれの権限ごとに残り登録可能ユーザー数が表示されています。ユーザー上限数に達した場合は、新規のユーザーが登録できなくなります。
複数ワークスペースでのユーザ上限数link
契約プランによっては複数のワークスペースを管理することもできますが、その場合はユーザー上限数は管理するワークスペースで共有されることに留意してください。
例えば、登録できるユーザー上限数が10である場合、すでにワークスペースAで5ユーザーが登録されている場合は、もう一つのワークスペースBでは残り5ユーザーが登録できます。ただし、すでにワークスペースAで登録されている同じユーザー（同一のメールアドレスを持つユーザー）は重複ユーザーとしてカウントされますので、複数のワークスペースにユーザー登録されていてもユーザー数としては合計1ユーザーとカウントされます。
- personユーザーA：user1@mail.com
- personユーザーB：user2@mail.com
- personユーザーC：user3@mail.com
- personユーザーA：user1@mail.com
- personユーザーD：user4@mail.com
- personユーザーE：user5@mail.com
personのユーザーA（user1@mail.com）は両方のワークスペースに登録されているため重複ユーザーとしてカウントされます。
ワークスペース合計では6名のユーザーが登録されていますが、ユーザーAが重複しているため、ワークスペース全体としては5名のユーザーが登録されている状態となります。
Tips：権限によるユーザー登録数の違い
ワークスペースに登録できるユーザーの数は設定する権限によって異なります。例えば、スタンダードプランにおいて権限ごとに登録できるユーザーの上限数は以下の通りです。
- オーナー・プロンプト管理者・一般：10ユーザー
- ワーカー：15ユーザー
＊契約オプション等により同じプランであっても登録できるユーザー上限数が異なる場合があります。
基本的にはすべてのプランにおいて、ワーカーのユーザーの方が多く作成できるようになっております。ワーカーは、プロンプトの作成や書類作成用テンプレートの登録といった管理業務ができず、ファイルのアップロードやドキュメント検証といった運用業務を想定したユーザーであるため、より多くのユーザーが登録できるようになっています。
ユーザーの削除link
ワークスペースからユーザーを削除したい場合はユーザー削除ボタンをクリックします。削除されたユーザーはワークスペースから削除され、以後、そのユーザーはワークスペースにログインできなくなります。
＊削除されたユーザーはユーザー上限数にはカウントされません。
ただし、削除されたユーザーはユーザー管理画面上からは削除されず、ユーザー復元からいつでも復元ができます。
Tips：なぜユーザーは完全削除されないのか？
ユーザー管理では、ユーザー削除を実行してもユーザーは完全削除されず、いつでも復元ができます。ユーザーが完全削除されない理由としては、ワークスペース内でアップロードされたドキュメントと操作ユーザーが常に紐づいているからであり、操作履歴を保持しているためです。
そのため、ユーザーを削除したとしても、ドキュメントに紐づく操作ユーザー情報は削除されず、いつでも誰がどのドキュメントを操作したか？が確認できるようになっています。