メール取込

メール取込の仕組みlink

メールを受信してから解析されるまでの流れは、次のとおりです。

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   受信アドレス宛にメールを送信

   専用の受信アドレス宛にメールを送信（または自動転送）します。
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   受信・確認

   カルクペーパーがメールを受信し、送信元（許可リスト）や添付ファイルを確認します。
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   自動振り分け

   振り分けルールに従って、添付ファイルにドキュメントタイプやプロジェクトを自動で割り当てます。
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   取り込み・解析

   添付ファイルがドキュメントとして取り込まれ、解析が実行されます。

＊取り込みの対象は、原則としてメール本文ではなく添付ファイルです（設定により、件名や本文などを解析の補足情報として利用できます）。

＊宛先（To）・CCに加えて、自動転送されたメール（Gmailの自動転送など）にも対応します。ただし、BCCは対象外です。

メール取込の活用例link

• 取引先からメールで届く請求書・発注書・見積書などを、転送するだけで自動的に取り込む。
• 複合機やスキャナからメール送信された書類を、自動で取り込む。
• 特定の送信元や件名のメールを、決まったドキュメントタイプやプロジェクトへ自動で振り分ける。

メール取込設定には、次の3つのタブがあります。

• 受信アドレス：メールを受け取る専用アドレスと、その取り込み設定を管理します。
• 送信元アドレス許可リスト：取り込みを許可する送信元をまとめて管理します。
• 受信ログ：メールの受信・処理結果を確認します。

受信アドレスlink

受信アドレスは、メールを受け取るための専用メールアドレスです。一覧では、名称・メールアドレス・解析対象・受信許可・状態・ドキュメントタイプを確認でき、有効／無効の切り替えや編集ができます。

受信アドレスの追加

＋受信アドレスを追加をクリックし、メールアドレス（先頭の文字列）・表示名・解析対象を設定します。入力した文字列の後ろに、固有のメールアドレスが自動的に付与されます。

詳細設定

受信アドレスの編集画面では、より詳細な設定ができます。

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   メールアドレス

   受信用のメールアドレスです（英小文字・数字・ハイフンのみ）。コピーボタンでコピーできます。
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   表示名

   管理用の表示名です。
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   解析対象

   添付ファイルを解析します。あわせて、件名・本文・送信元アドレス・受信日時・CC・ヘッダー情報を、解析の補足情報として利用できます。
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   アップロードユーザ

   取り込んだドキュメントのアップロード者を、次の3つから決めます。

   • 設定追加ユーザー：この受信アドレスを設定したユーザーを、常にアップロードユーザにします。
   • ユーザー指定：指定した1人のユーザーに固定します。
   • メール送信者：メールの送信元（From）アドレスからカルクペーパーのアカウントを判定し、そのユーザーをアップロードユーザにします。送信元がアカウントに紐づかない場合は、次の項目で指定したユーザーが使われます。
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   アカウント未登録の送信元から届いた場合のユーザー

   「アップロードユーザ」をメール送信者にしたとき、送信元がカルクペーパーのアカウントに紐づかない場合に、アップロードユーザとして扱うユーザーを指定します。
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   メール受信許可設定

   取り込みを許可する送信元の範囲を選びます。

   • 自分だけ許可：指定した1人のユーザー（自分）のメールアドレスからのみ受信します。
   • システム利用者にだけ許可（登録されたアカウントのみ受信）：ワークスペースに登録されている有効なユーザーのメールアドレスからのみ受信します（既定）。
   • ドメインだけ許可：指定したドメイン（例：@example.com）からのメールのみ受信します。
   • すべてのメールアドレスを許可：送信元を制限せず、すべてのメールを受信します。

   ＊「すべてのメールアドレスを許可」以外の場合でも、あわせて受信元アドレス許可リスト（または追加で許可したアドレス）で指定した送信元からは受信できます。

振り分けルール

受信したメールを、どのドキュメントタイプ・プロジェクトに自動で割り当てるかを設定します。ルールは優先度が小さい順に評価され、最初に条件へ一致したルールが適用されます。

ルールには、ドキュメントの自動割り当てルールとプロジェクトの自動割り当てルールがあります。

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   優先度

   数値が小さいルールから順に評価されます。
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   割り当て方法

   ルールをどのメールに適用するかを、次の3つから選びます。

   • 常に適用（条件なし）：すべての受信メールに常に適用します。
   • 条件に一致した場合のみ適用：指定した条件に一致するメールにのみ適用します。条件の種類は、送信元アドレス（From）／件名が完全一致／件名に含まれる／ファイル名が完全一致／ファイル名に含まれるから選び、一致させる値（例：@vendor.co.jp、請求書）を指定します。
   • AIが自動で判定：AIがメールの内容を分析し、最適なドキュメントタイプを自動で選びます（この場合、「適用するドキュメント」の指定は不要です）。
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   適用するドキュメント

   このルールに一致したメールへ割り当てるドキュメントタイプを選択します（「AIが自動で判定」以外のとき）。

＊プロジェクトの自動割り当ても同様の手順で設定できますが、割り当て方法は常に適用（条件なし）と条件に一致した場合のみ適用の2つです（プロジェクトには「AIが自動で判定」はありません）。

暗号化ファイル・パスワードの取り扱い

パスワード付きの添付ファイル（Zip・PDF・Officeなど）にも対応します。メール本文からパスワードを抽出して復号したり、添付メールの後に別メールで送られたパスワード（PPAP）を受け付けて復号したりできます。

メール通知設定

メールの受信時に、送信元や指定したアドレスへ通知メールを送れます。

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   通知タイミング

   メール受付時／解析完了時／エラー発生時から、通知するタイミングを選べます（複数選択可）。解析完了時は、さらに通知の方式（結果通知方式）を選べます。

   • 通知のみ：解析が完了したことだけを通知します。
   • 解析内容通知：解析結果の内容を通知メールに含めて送ります。
   • テンプレート出力通知：出力テンプレートに解析結果を反映したファイルを、通知メールに添付して返信します。あわせて、PDF出力・CSV展開・テンプレート変数の表示、出力方法（別々に出力／まとめて出力）を指定できます。
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   通知先

   メール送信者、または固定のメールアドレス（最大10件）に通知できます。

＊このほか、受信アドレスは複製やテスト受信（テストメールの送信）、トークンの再発行ができます。

受信元アドレス許可リストlink

受信元アドレス許可リストは、取り込みを許可する送信元をまとめて管理する仕組みです。ワークスペース単位で作成し、複数の受信アドレスに紐づけて使えます。

許可リストの作成

ラベル（管理用の名称）と、許可する送信元を登録します。送信元は、メールアドレス（例：user@example.com）またはドメイン（例：@example.com）で指定できます。

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   ラベル

   許可リストの管理用の名称です。
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   許可する送信元

   メールアドレスまたはドメインで指定します。＋送信元を追加で複数登録できます。

＊送信元が1件も登録されていない許可リストを紐づけた場合（または許可リストを紐づけていない場合）は、許可リストによる制限は行われず、受信アドレス側のメール受信許可設定に従います。

受信ログlink

受信ログでは、メールの受信・処理結果を一覧で確認できます。ステータス・送信元（From）・宛先アドレスで絞り込めます。

• 処理済：メールを正常に受信し、ドキュメントの作成・解析を開始した状態です。
• 除外：送信元の制限や添付ファイルなしなどの理由で、取り込まれなかった状態です。
• 失敗：エラーにより取り込めなかった状態です（エラー理由が表示されます）。

各ログを開くと、送信元・宛先・件名・受信日時・添付数・メッセージIDや、処理の流れ（解析完了・メール返信の状況）といった詳細を確認できます。

ドキュメントタイプごとのメール取込設定link

メール取込は、ドキュメントタイプの基本情報からも設定できます。特定のドキュメントタイプ専用の受信アドレスを発行しておくと、そのアドレス宛に届いたメールを、常にそのドキュメントタイプとして取り込めます。

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   メールアドレス

   このドキュメントタイプ専用の受信アドレスです（コピー可）。
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   メール受信の詳細設定を開く

   前述の受信アドレスの詳細設定へ移動します。
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   状態

   メール受信の有効／無効を切り替えます。
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   メール受信許可設定

   取り込みを許可する送信元の範囲を選びます。
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   追加で許可するアドレス

   1行に1件、メールアドレスまたはドメインを指定します。
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   出力テンプレート

   選ぶと、取り込み結果をテンプレートに反映して送信元へ返信します。
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   通知先

   固定のメールアドレスへ通知できます。

＊振り分けルール・通知・暗号化ファイルのパスワードなど、より細かい設定は受信アドレスの詳細設定でおこないます。