ワークフローとは

ワークフローでは、カルクペーパーを使った最も効率的な業務フローを実現するために、すでにワークスペース内で作成されているドキュメントタイプ、プロジェクト（プロジェクトグループ）、書類作成用テンプレートの組み合わせを定義します。そして、ワークスペース内のすべてのユーザーはあらかじめ定義された作業手順（ワークフロー）に従うだけで、誰でも同じ品質・効率でカルクペーパーを利用することができます。

例えば、あなたはカルクペーパーを使ってPDF形式の注文書からWord形式の納品書を作成したいとします（はじめに＞カルクペーパーとは、を参照）。カルクペーパーの管理者であるあなたは、まず注文書の内容を構造化できる「注文書」というドキュメントタイプを作成しました。そして、その注文データからWord形式の納品書を出力するために「納品書」という書類作成用テンプレートも作成し、カルクペーパーに登録しました。最後に、大量に届く注文書から適切な納品書を作成するために「取引先」ごとに管理されたプロジェクトグループを作成し、そのプロジェクトグループ内にドキュメントをアップロードしていくことにしました。

しかし、この業務フローを適切に運用していくためには、まずは「注文書」というドキュメントタイプにファイルをアップロードし、取引先ごとのプロジェクトに区別し、最後に「納品書」という書類作成用テンプレートを出力するという作業手順を明確に理解しなければなりません。

ワークフローでは、このような作業手順をあらかじめ定義し登録しておくことで、誰であっても届いた注文書から納品書を作成するという業務を遂行することができます。

ワークフローのメリットlink

ワークフロー機能によって期待できる効果は次のとおりです。

ワークフローを適切に設定することで、作業者は【納品書を作成する】【請求書リストを作成する】といった作業単位でタスクを進めていくことができます。